Immobilier
Immobilier : des agences qui relancent, documentent et suivent sans y penser.
Demandes des portails, comptes rendus de visite, pièces du dossier vendeur, échéances réglementaires par agence : ce qu’on automatise dans un réseau d’agences immobilières.
Sommaire
Ce qui coûte des heures dans une agence
Une agence immobilière vit de la relance. Un vendeur qu’on rappelle au bon moment confie son bien, un acquéreur qu’on oublie achète ailleurs. Et c’est précisément la relance qui disparaît la première quand l’activité monte, parce que tout le reste est urgent : les visites, les estimations, les rendez-vous chez le notaire.
Les demandes arrivent par les portails, par le site, par téléphone. Il faut les qualifier, répondre vite, proposer des biens. Après chaque visite, le vendeur attend un retour. Avant le compromis, il faut réunir une liste de pièces qui ne se rassemblent jamais du premier coup. Dans un réseau de plusieurs agences, s’ajoute le suivi administratif de chaque établissement et de chaque collaborateur.
Ce qu’on peut installer
On n’a pas encore de cas publié dans l’immobilier. Ce qui suit décrit des systèmes qu’on sait construire, pas un client.
Les demandes entrantes, qualifiées et relancées
Chaque demande, quel que soit le portail ou le canal, arrive au même endroit avec ce qu’elle contient : bien concerné, budget, délai, financement. Une réponse est préparée en quelques minutes, avec des biens comparables quand celui demandé n’est plus disponible. Les acquéreurs sans suite sont relancés, et la relance s’arrête dès qu’ils répondent. C’est le même principe que celui décrit dans l’article sur la qualification des leads avec l’IA.
Le compte rendu de visite, envoyé le jour même
Le négociateur dicte en sortant de la visite ce que l’acquéreur a dit. Le système en fait un compte rendu propre pour le vendeur, l’enregistre dans le dossier du bien, et met à jour la fiche de l’acquéreur. Le vendeur reçoit son retour le jour même, ce qui est exactement ce qu’il reproche aux agences de ne pas faire.
Le dossier vendeur, sans course aux pièces
Une liste de pièces par type de bien, envoyée au vendeur avec un lien de dépôt. Le système vérifie ce qui est arrivé, relance pour ce qui manque, et prévient le négociateur quand le dossier est complet. Le contenu des documents reste vérifié par une personne.
Les échéances de chaque agence et de chaque collaborateur
Renouvellement de la carte professionnelle, attestations des collaborateurs, heures de formation continue de chacun : le système suit les dates et prévient à l’avance. Dans un réseau, ce suivi se perd vite quand il repose sur un tableur tenu par une seule personne.
Les contraintes du secteur
La loi Hoguet et la carte professionnelle
Selon la fiche d’Entreprendre Service Public sur le métier, dont la dernière vérification date du 1er janvier 2023, la carte professionnelle d’agent immobilier est délivrée par la CCI, valable trois ans et renouvelable. Son renouvellement suppose une formation continue d’au moins 42 heures sur trois ans, dont au moins deux heures de déontologie. Les collaborateurs, salariés ou agents commerciaux, doivent disposer d’une attestation d’habilitation délivrée par la CCI, et l’ouverture d’une deuxième agence passe par une déclaration préalable d’activité.
Pour un réseau, cela fait des dizaines d’échéances à suivre : une par agence, une par collaborateur, chaque année. C’est le genre de suivi qu’un système tient sans faillir.
Les registres
La même fiche rappelle l’obligation de tenir un registre des mandats et un registre-répertoire des versements, conservés dix ans. Un contrôle automatique qui vérifie qu’aucun mandat signé n’a été oublié dans le registre coûte peu et évite beaucoup.
Les données des clients
Acquéreurs, vendeurs, locataires : une agence manipule beaucoup de données personnelles, parfois financières. Tout ce qu’on installe garde ces données dans des comptes à votre nom, et les relances ne partent que vers les personnes qui sont en relation avec l’agence. Les règles de la prospection sont détaillées dans notre article sur le RGPD et l’IA.
Le rythme du marché
L’activité suit des cycles, avec des périodes où les demandes affluent et d’autres où il faut aller chercher les mandats. Un système de relance montre sa valeur dans les deux : il évite de perdre des acquéreurs quand le volume monte, et il entretient le lien avec les vendeurs potentiels quand il baisse.
Ce qui reste aux négociateurs
L’estimation, la négociation, la visite, la relation avec le vendeur et l’acquéreur. Le système prend la saisie, la relance et le suivi, pour que le temps des négociateurs aille à ce qui fait signer.
Sources
- Devenir agent immobilier, Entreprendre Service Public (Direction de l’information légale et administrative), vérifié le 1er janvier 2023.
Les cas réels
Pas encore de cas publié dans ce secteur. Les projets détaillables, avec leurs chiffres déclarés par les clients, sont dans nos réalisations.
Questions
Faut-il abandonner notre logiciel de transaction ?
Non. Votre logiciel reste l’outil de référence pour les mandats, les biens et la diffusion des annonces. Le système se branche dessus et autour : il traite les demandes qui arrivent, prépare les relances et les comptes rendus, et y range le résultat. Si votre logiciel ne laisse rien sortir, on le dit à l’audit.
Les relances d’acquéreurs ne vont-elles pas sonner robotiques ?
C’est le risque, et il se règle à la conception. Chaque relance part au nom du négociateur, dans le ton de l’agence, et s’appuie sur ce que l’acquéreur a réellement dit : son budget, son secteur, ce qui ne lui allait pas dans la dernière visite. Elle s’arrête dès qu’il répond. Les premières semaines, le négociateur valide chaque message.
Le système peut-il tenir le registre des mandats ?
Le registre reste tenu dans l’outil prévu pour ça, sous votre responsabilité. Ce que le système peut faire, c’est vérifier qu’un mandat signé a bien été enregistré, qu’il porte les mentions attendues et que son échéance est suivie. Il contrôle la tenue, il ne la remplace pas.
Nos négociateurs sont agents commerciaux indépendants. Ça change quelque chose ?
Pour le système, peu de chose : chacun a ses accès et ne voit que ses dossiers. Pour l’organisation, cela compte, parce qu’un agent commercial a ses propres outils et ses habitudes. On conçoit donc un usage qui lui fait gagner du temps à lui, pas seulement au réseau, sinon il ne s’en servira pas.
On regarde votre cas ?
Trois minutes de questions pour savoir si ça vaut le coup qu’on se parle. Si votre situation ne s’y prête pas, je vous le dirai.